Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Axiell Norge AS samler inn og bruker personopplysninger på vegne av våre kunder. Axiell Norge er databehandler for et stort antall bibliotek i Norge, Sverige, Finland og England.

Behandlingsansvarlig

Administrerende direktør i Axiell Norge er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn personopplysninger (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1.ledd).

Personopplysninger som samles inn

Nettstedet (Arena) lagrer følgende personopplysninger om bibliotekenes lånere:

• Lånekort
• Pin kode
• Låners «kallenavn»
• Visningsnavn (for anmeldelser)
• Lagrede søk
• Vurderinger av bøker i form av terningkast, stjerner o.l
• Kurv
• Tagger
• Lånehistorikk (du kan slå dette av eller på under Mine Sider)

Personopplysninger som blir lagret temporært

• Lånekortnummer
• PIN-kode
• Søkestrenger
• Spørringer til database

Personopplysninger som blir lagret temporært når et søk eller bestilling foregår

• Fornavn
• Etternavn
• E-post adresse

Personopplysninger som blir lagret ved påmelding til arrangement

Ved påmelding til et arrangement lagres brukerens navn og e-postadresse sammen med antall påmeldte deltakere, slik at biblioteket skal kunne informere om oppdateringer eller avlysninger av arrangementer. Den lagrede informasjonen slettes når:

• Arrangementet har blitt gjennomført
• Arrangementet har blitt kansellert

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Informasjonskapslene brukes til å forbedre brukeropplevelsen, blant annet å huske påloggingsopplysninger.

Axiell Norge AS bruker ikke informasjonskapsler til å generere statistikk, og vi kan dermed ikke spore din bruk av Arena tilbake til deg som enkeltperson. Arena bruker cookies, også kalt informasjonskapsler. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som lagres på din datamaskin og inneholder informasjon.

Lagring og bruk av informasjon er ikke tillatt med mindre brukeren er informert om og har godtatt at informasjonen lagres, målet med lagringen og måten informasjonen blir brukt. Ved å fortsette å bruke Arena godtar du at informasjonskapsler lagres i din datamaskin, siden de fleste nettleserprogrammer automatisk godtar å lagre disse.

Det finnes to typer informasjonskapsler: Den ene typen lagrer en fil på brukerens datamaskin. Denne filen brukes normalt til å huske brukerens preferanser og innstillinger mellom sesjoner. Den andre typen er en temporær fil som bare lagres under aktiv bruk og blir slettet så fort nettleservinduet lukkes. Ingen personlig informasjon om brukeren blir lagret. I Arena brukes begge typene informasjonskapsler til henholdsvis å lagre brukerens språkvalg og å beskytte mot dataangrep.

Hvis du ikke godtar bruk av informasjonskapsler, kan bruk av informasjonskapsler skrus av i innstillingene til nettleserprogrammet. Imidlertid bruker Arena informasjonskapsler til å sikre bruken av applikasjonen, og det å ikke godta informasjonskapsler vil gjøre at mye av nettstedet ikke vil fungere. Det anbefales derfor ikke.

Formål med lagring av personopplysningene

Personopplysningene lagres for at bibliotekene skal kunne administrere utlån av bøker og annet materiale til lånerne, samt andre tjenester.

Hjemmel for lagring av personopplysningene

Hovedgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene finnes i personvernforordningens (GDPR) Artikkel 6 1 a): «Den registrerte har gitt samtykke til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål». Du skal ha fått informasjon om lagring av personopplysninger og gitt ditt samtykke da du ble registrert som låner.

I noen tilfeller bygger også lagringen på GDPR artikkel 6 1 c): «Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt». Bibliotekene er pålagt å samle inn statistikk over bruken av biblioteket. Denne statistikken kan ikke identifiseres på personnivå og avleveres til Nasjonalbiblioteket.

Utveksling av personopplysninger

I Norge utveksles adresseopplysninger og enkelte andre personopplysninger med Nasjonalt lånerregister, en database som gjør det mulig og effektivt å benytte samme lånekort i mange forskjellige bibliotek i Norge. Det utveksles bare opplysninger om lånere som har gitt særskilt samtykke til å være registrert i Nasjonalt lånerregister. Det utveksles ikke opplysninger om lån, reserveringer, gjeld, svartelistinger og andre forhold mellom låner og det enkelte bibliotek.

Nasjonalbiblioteket og biblioteksystemleverandørene i Norge står bak Nasjonalt lånerregister, og det foreligger databehandleravtale mellom partene.

Innsyn og sletting av personopplysninger

Du kan kreve innsyn i personopplysningene som lagres om deg, og du kan også kreve opplysningene rettet eller slettet innen en måned. Vær oppmerksom på at lagring av noen opplysninger er nødvendig for at du kan være låner ved biblioteket.

Menyvalget Logg inn - Mine sider på bibliotekets hjemmeside gir innsyn til nesten all informasjon biblioteksystemet har lagret om deg. Ta kontakt med ditt bibliotek dersom du ønsker utvidet innsyn i personopplysninger eller ønsker sletting av personopplysninger.

Du kan velge å slette kontoen din ved å ta kontakt med oss. De vil da slette kontoen i biblioteksystemet. Alle data som lagres i Arena vil også slettes da. Hvis en bruker har et kallenavn/visningsnavn, vil dette anonymiseres. Skriftlige anmeldelser slettes ikke, men vises med det anonymiserte kallenavnet/visningsnavnet.

Kontaktperson for personvern

Axiell Norge AS er databehandler for bibliotek i Norge, Sverige og Finland. Ta kontakt med ditt bibliotek dersom du har spørsmål om lagring av personopplysninger.

Spørsmål om utvikling og drift av systemet kan rettes til personvernombud i Axiell Group AB (e-post: dpo@axiell.com)